Whistleblowing Policy
Wat is een ombudsbureau?
AIRSCAN heeft een ombudspersoon aangesteld in het kader van de strijd tegen inbreuken op wettelijke voorschriften en/of interne bedrijfsregels. De ombudspersoon is beschikbaar als contactpersoon voor alle klokkenluiders die vertrouwelijke informatie wensen te verstrekken over ernstige onregelmatigheden begaan door het Management, bedrijfsorganen zoals Raden van Bestuur of leden van de Compliance afdeling van AIRSCAN.
Wie kan contact opnemen met de ombudspersoon?
De Ombudsdienst is in principe beschikbaar als contactpersoon voor iedereen die informatie kan verschaffen over onrechtmatig gedrag. Dit kunnen medewerkers, klanten of andere derden zijn. Het Ombudsbureau aanvaardt alle meldingen over vermoedelijke overtredingen die binnen het gespecificeerde themagebied vallen.
Welke onderwerpen kan ik melden?
De onderwerpen die kunnen worden gemeld omvatten de volgende onderwerpen – in het bijzonder:
- Corruptie, witwassen van geld, omkoping, Financiering van terrorisme, Concurrentieverstorend gedrag, Schendingen van de Gedragscode en andere interne richtlijnen (bijv. inkooprichtlijnen);
- Productveiligheid;
- Discriminatie, pesten, grondrechten;
- Gezondheid, operationele veiligheid, gezondheid en veiligheid op het werk;
- Personeelszaken, waaronder het negeren van werkinstructies;
- Schendingen van gegevensbescherming;
- Antitrust schendingen;
- Schendingen van EU-wetten.
Het Ombudsbureau is niet bedoeld voor klachten die betrekking hebben op de operationele dagelijkse gang van zaken. Informatie die via het Ombudsbureau wordt gemeld en die betrekking heeft op zaken die buiten het gedefinieerde onderwerp vallen, wordt doorgestuurd naar de juiste contactpersonen, mits de klokkenluider hiervoor toestemming geeft, of de juiste contactpersonen worden genoemd.
Hoe kunnen klachten worden ingediend?
Informatie moet bij voorkeur worden gegeven aan het aangewezen ombudskantoor:
- Online via dit formulier
- Per e-mail: compliance@airscan.org
- Ombudspersoon: Joke Huysentruyt – People Services bij CO2 Logic – South Pole +32472389804
De klachten kunnen worden ingediend in het Engels, Frans of Nederlands.
Hoe wordt mijn anonimiteit verzekerd?
De ombudspersoon is onderworpen aan de geheimhoudingsplicht. Zowel het contact als alle informatie en verslagen worden absoluut vertrouwelijk behandeld. Dit wordt gewaarborgd door een afzonderlijke gegevensbeschermingsovereenkomst met AIRSCAN als opdrachtgever van de ombudspersoon.
Je identiteit wordt alleen aan AIRSCAN bekendgemaakt met de uitdrukkelijke toestemming van de klokkenluider. Mocht je informatie leiden tot een onderzoek door wetshandhavingsinstanties, dan wordt je anonimiteit ook tegenover deze instanties gewaarborgd door de geheimhoudingsplicht van de ombudspersoon.
Wat gebeurt er met mijn informatie?
De ombudspersoon onderzoekt de binnenkomende meldingen en voert een eerste juridische evaluatie uit. Deze wordt doorgestuurd naar Jérôme De Waele of Antoine Geerinckx van AIRSCAN voor verder onderzoek van de feiten, op voorwaarde dat de klokkenluider heeft ingestemd met het doorsturen. Een absoluut vertrouwelijke behandeling van de informatie is gegarandeerd. Voor zover de informatie kan worden gestaafd, zullen verdere maatregelen worden genomen. Als de informatie ongegrond blijkt te zijn, zal het onderzoek worden beëindigd. Bovendien worden alle persoonlijke gegevens gewist in overeenstemming met de regelgeving inzake gegevensbescherming.
Moet ik vrezen voor negatieve gevolgen als ik een melding doe?
Als u een melding doet naar eer en geweten, zult u geen nadelen ondervinden binnen het bedrijf. Als u echter opzettelijk een valse melding of een melding te kwader trouw doet, of als u zelf de toepasselijke gedragsregels hebt overtreden, behoudt AIRSCAN zich het recht voor om gerechtelijke stappen te ondernemen.
Wat als de inhoud van het rapport achteraf vals blijkt te zijn?
Het is belangrijk dat je geloofde of aannam dat de inhoud waar was op het moment van de melding en dat je de melding niet deed met kwade bedoelingen. Als na opheldering van de feiten blijkt dat de melding ongegrond was, hoef je niet bang te zijn voor negatieve gevolgen.
Wat gebeurt er als ik zelf betrokken ben bij de overtreding?
Zelfs dan wordt u aangemoedigd om de feiten in kwestie te melden. Hiermee zal, voor zover wettelijk mogelijk, op gepaste wijze rekening worden gehouden bij het onderzoeken van de feiten en het opleggen van eventuele sancties.
Zijn er voor mij als klokkenluider kosten verbonden aan het gebruik van het ombudsbureau?
Er zijn geen kosten voor de klokkenluider.
Resulteert mijn klokkenluiden in een klantenrelatie met de ombudspersoon?
Neen, er is geen cliënt-advocaat relatie. De ombudspersoon is en blijft de vertegenwoordiger van AIRSCAN. De juridische relatie tussen de ombudspersoon en AIRSCAN als klant heeft echter een “beschermende werking” ten gunste van de klokkenluider. Als gevolg hiervan kan de ombudspersoon de klokkenluider informeel adviseren over de praktische kwesties van het individuele geval, maar het is niet mogelijk voor haar om uw juridische belangen te vertegenwoordigen als “uw” advocaat.
