AIRSCAN heeft een ombudsman aangesteld om schendingen van wettelijke voorschriften en/of interne bedrijfsregels aan te pakken. De ombudsman is beschikbaar als contactpersoon voor alle klokkenluiders die vertrouwelijke informatie willen verstrekken over ernstige onregelmatigheden begaan door het management, bestuursorganen zoals de raad van bestuur of leden van de compliance-afdeling van AIRSCAN.
De Ombudsdienst is in principe beschikbaar als contactpersoon voor iedereen die informatie kan verstrekken over onrechtmatig gedrag. Dit kunnen werknemers, klanten of andere derden zijn. De Ombudsdienst neemt alle meldingen in behandeling over vermoedelijke overtredingen die binnen het aangegeven themagebied vallen.
De onderwerpen waarover gerapporteerd kan worden, omvatten met name de volgende thema's:
Het Bureau van de Ombudsman is niet bedoeld voor klachten die betrekking hebben op de dagelijkse bedrijfsvoering. Informatie die via het Bureau van de Ombudsman wordt gemeld en die betrekking heeft op zaken die buiten het gedefinieerde onderwerpgebied vallen, wordt, met toestemming van de klokkenluider, doorgestuurd naar de juiste contactpersonen, of de juiste contactpersonen worden vermeld.
Informatie dient bij voorkeur te worden verstrekt aan het aangewezen bureau van de ombudsman:
Online via dit formulier
Via e-mail: compliance@airscan.org
Klachten kunnen in het Engels, Frans of Nederlands worden ingediend.
De ombudsman is gebonden aan de geheimhoudingsplicht. Alle contactgegevens, informatie en meldingen worden strikt vertrouwelijk behandeld. Dit is gewaarborgd door een aparte overeenkomst inzake gegevensbescherming met AIRSCAN, de opdrachtgever van de ombudsman.
Uw identiteit wordt alleen aan AIRSCAN bekendgemaakt met uw uitdrukkelijke toestemming als klokkenluider. Mocht uw informatie leiden tot een onderzoek door de wetshandhavingsinstanties, dan is uw anonimiteit jegens deze instanties eveneens gegarandeerd door de geheimhoudingsplicht van de ombudsman.
De ombudsman onderzoekt de binnengekomen meldingen en voert een eerste juridische beoordeling uit. Deze wordt doorgestuurd naar Jérôme De Waele of Antoine Geerinckx van AIRSCAN voor nader onderzoek van de feiten, mits de klokkenluider toestemming heeft gegeven voor de doorsturing. De informatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld. Indien de informatie gegrond blijkt, worden verdere stappen ondernomen. Indien de informatie ongegrond blijkt, wordt het onderzoek beëindigd. Bovendien worden alle persoonsgegevens verwijderd in overeenstemming met de privacywetgeving.
Als u naar beste weten en overtuiging een melding doet, zult u binnen het bedrijf geen nadelen ondervinden. Als u echter opzettelijk een valse melding doet, te kwader trouw meldt of zelf de geldende gedragsregels overtreedt, behoudt AIRSCAN zich het recht voor om juridische stappen te ondernemen.
Het is belangrijk dat u op het moment van de melding geloofde of aannam dat de inhoud waar was en dat u de melding niet met kwade bedoelingen hebt gedaan. Als na verduidelijking van de feiten blijkt dat de melding ongegrond was, hoeft u geen negatieve gevolgen te vrezen.
Ook dan wordt u aangemoedigd de betreffende feiten te melden. Hiermee zal, voor zover wettelijk mogelijk, op passende wijze rekening worden gehouden bij het onderzoek naar de feiten en het opleggen van eventuele sancties.
Er zijn geen kosten verbonden aan het melden van een misdrijf door de klokkenluider.
Nee, er bestaat geen cliënt-advocaatrelatie. De ombudsman is en blijft de vertegenwoordiger van AIRSCAN. De juridische relatie tussen de ombudsman en AIRSCAN als cliënt heeft echter een "beschermende werking" ten gunste van de klokkenluider. Hierdoor kan de ombudsman de klokkenluider informeel adviseren over de praktische aspecten van de individuele zaak, maar kan zij uw juridische belangen niet behartigen als "uw" advocaat.