AIRSCAN a nommé un médiateur afin de lutter contre les violations des réglementations légales et/ou des règles de conformité internes de l'entreprise. Le médiateur est à la disposition de tous les lanceurs d'alerte souhaitant fournir des informations confidentielles sur des irrégularités graves commises par la direction, les organes de gouvernance tels que les conseils d'administration ou les membres du service Conformité d'AIRSCAN.
Le Bureau du Médiateur est joignable par toute personne susceptible de fournir des informations sur des agissements illégaux. Il peut s'agir d'employés, de clients ou d'autres tiers. Le Bureau du Médiateur accepte tous les signalements de violations présumées relevant de son domaine de compétence.
Les sujets pouvant faire l'objet d'un rapport comprennent notamment les suivants :
Le Bureau de l'Ombudsman n'est pas compétent pour les plaintes relatives aux activités courantes de l'entreprise. Les informations signalées par son intermédiaire et portant sur des sujets extérieurs à son champ d'action seront transmises aux personnes de contact appropriées, sous réserve du consentement du lanceur d'alerte, ou ces personnes seront désignées.
Il convient de privilégier la transmission des informations au bureau du médiateur désigné :
En ligne via ce formulaire
Par courriel : compliance@airscan.org
Les plaintes peuvent être soumises en anglais, en français ou en néerlandais.
Le médiateur est tenu à la confidentialité. Les échanges, ainsi que toutes les informations et tous les rapports, sont traités de manière strictement confidentielle. Cette confidentialité est garantie par un accord de protection des données distinct conclu avec AIRSCAN, client du médiateur.
Votre identité ne sera divulguée à AIRSCAN qu'avec votre consentement explicite. Si vos informations font l'objet d'enquêtes de la part des forces de l'ordre, votre anonymat est également garanti auprès de ces institutions par l'obligation de confidentialité de l'ombudsman.
Le médiateur examine les signalements reçus et procède à une première analyse juridique. Celle-ci est transmise à Jérôme De Waele ou Antoine Geerinckx d'AIRSCAN pour un examen plus approfondi des faits, sous réserve du consentement du lanceur d'alerte. La confidentialité absolue des informations est garantie. Si les informations sont fondées, des mesures complémentaires seront prises. Si les informations s'avèrent infondées, l'enquête sera close. Par ailleurs, toutes les données personnelles seront effacées conformément à la réglementation sur la protection des données.
Si vous rédigez un rapport en toute bonne foi, vous ne subirez aucun préjudice au sein de l'entreprise. Toutefois, si vous rédigez délibérément un faux rapport ou un rapport de mauvaise foi, ou si vous avez vous-même enfreint les règles de conduite applicables, AIRSCAN se réserve le droit d'engager des poursuites judiciaires.
Il est important que vous ayez cru ou présumé que le contenu était vrai au moment du signalement et que vous n'ayez pas agi dans une intention malveillante. Si, après vérification des faits, il s'avère que le signalement était infondé, vous n'aurez aucune conséquence négative à craindre.
Même dans ce cas, nous vous encourageons à signaler les faits en question. Ces informations seront prises en compte de manière appropriée, dans la mesure permise par la loi, lors de l'enquête et de l'imposition d'éventuelles sanctions.
Le lanceur d'alerte ne paie rien.
Non, il n’existe aucune relation avocat-client. L’ombudsman est et demeure le représentant d’AIRSCAN. Toutefois, la relation juridique entre l’ombudsman et AIRSCAN, en tant que client, a un effet protecteur en faveur du lanceur d’alerte. Par conséquent, l’ombudsman peut conseiller le lanceur d’alerte de manière informelle sur les aspects pratiques de son cas particulier, mais elle ne peut pas le représenter en tant qu’avocat.