Politique de dénonciation

Qu'est-ce qu'un bureau de médiation ?

AIRSCAN a nommé un médiateur dans le cadre de la lutte contre les violations des réglementations légales et/ou des règles de conformité internes à l’entreprise. Le médiateur est à la disposition de tous les dénonciateurs qui souhaitent fournir des informations confidentielles sur des irrégularités graves commises par la direction, les organes de l’entreprise tels que les conseils d’administration ou les membres du service de conformité d’AIRSCAN.

Qui peut contacter le médiateur ?

Le Bureau du Médiateur se tient en principe à la disposition de toute personne susceptible de fournir des informations sur un comportement illicite. Il peut s’agir d’employés, de clients ou d’autres tiers. Le bureau du médiateur accepte tous les rapports concernant des violations présumées qui relèvent du domaine spécifié.

Quels sont les sujets que je peux aborder ?

Les sujets qui peuvent faire l’objet d’un rapport comprennent les thèmes suivants – en particulier :

Corruption, blanchiment d’argent, pots-de-vin, financement du terrorisme,
Comportement anticoncurrentiel,
Violations du code de conduite et d’autres lignes directrices internes (par exemple, les lignes directrices en matière d’achat),
Sécurité des produits,
Discrimination, harcèlement moral, droits fondamentaux,
Santé, sécurité opérationnelle, santé et sécurité au travail,
Questions relatives aux ressources humaines, y compris le non-respect des instructions de travail,
Violations de la protection des données.
Violations des lois antitrust,
Violations de la législation européenne.

Le Bureau du Médiateur n’est pas destiné à traiter les plaintes relatives aux activités opérationnelles quotidiennes. Les informations communiquées par l’intermédiaire du bureau du médiateur qui concernent des questions ne relevant pas du domaine défini seront transmises aux personnes de contact appropriées, sous réserve de l’accord du dénonciateur, ou les personnes de contact appropriées seront nommées.

Comment les plaintes peuvent-elles être soumises ?

Les informations doivent être communiquées de préférence au bureau du médiateur désigné :

En ligne: à travers ce formulaire
Par e-mail: compliance@airscan.org
Médiateur: Joke Huysentruyt – People Services chez CO2 Logic – Southpole +32472389804

Les plaintes peuvent être déposées en anglais, en français ou en néerlandais.

Comment mon anonymat est-il garanti ?

Le médiateur est soumis au devoir de confidentialité. Le contact ainsi que toutes les informations et rapports sont traités de manière absolument confidentielle. Cette confidentialité est garantie par un accord de protection des données distinct conclu avec AIRSCAN en tant que client du médiateur.

Votre identité ne sera divulguée à AIRSCAN qu’avec le consentement exprès du dénonciateur. Si vos informations conduisent à des enquêtes menées par des organismes chargés de l’application de la loi, votre anonymat est également garanti vis-à-vis de ces institutions par l’obligation de confidentialité du médiateur.

Qu'advient-il de mes informations ?

Le médiateur examine les rapports reçus et procède à une première évaluation juridique. Celle-ci est transmise à Jérôme De Waele ou Antoine Geerinckx chez AIRSCAN pour un examen plus approfondi des faits, à condition que le dénonciateur ait consenti à cette transmission. La confidentialité absolue des informations est garantie. Dans la mesure où l’information peut être corroborée, d’autres mesures seront prises. Si l’information s’avère infondée, l’enquête sera close. En outre, toutes les données personnelles seront supprimées conformément aux règles de protection des données.

Dois-je craindre des conséquences négatives si je fais un signalement ?

Si vous faites une déclaration en toute connaissance de cause, vous ne subirez aucun désavantage au sein de l’entreprise. Toutefois, si vous faites délibérément un faux rapport ou un rapport de mauvaise foi, ou si vous avez vous-même violé les règles de conduite applicables, AIRSCAN se réserve le droit d’intenter une action en justice.

Que se passe-t-il si le contenu du rapport s'avère par la suite faux ?

Il est important que vous ayez cru ou supposé que le contenu était vrai au moment de la déclaration et que vous n’ayez pas fait la déclaration dans une intention abusive. Si, après clarification des faits, il s’avère que le signalement n’était pas fondé, vous n’aurez pas à craindre de conséquences négatives.

Que se passe-t-il si je suis moi-même impliqué dans la violation ?

Même dans ce cas, vous êtes encouragé à signaler les faits en question. Cela sera pris en compte de manière appropriée, dans la mesure où cela est légalement possible, lors de l’enquête sur les faits et de l’imposition d’éventuelles sanctions.

En tant que dénonciateur, le recours au bureau du médiateur me coûte-t-il quelque chose ?

Il n’y a pas de frais pour le dénonciateur.

Ma dénonciation débouche-t-elle sur une relation de client avec le médiateur ?

Non, il n’y a pas de relation client-avocat. Le médiateur est et reste le représentant de l’AIRSCAN. Toutefois, la relation juridique entre le médiateur et AIRSCAN en tant que client a un « effet protecteur » en faveur du dénonciateur. Par conséquent, le médiateur peut conseiller le dénonciateur de manière informelle sur les questions pratiques du cas individuel, mais il ne lui est pas possible de représenter vos intérêts juridiques en tant que « votre » avocat.